Forfaits d'équipe et rabais de volume : réduire le coût par utilisateur de l'IA au Canada

Ce n'est pas le total qui m'a arrêté. C'est le chiffre par utilisateur, et l'écart entre ce chiffre et ce qu'une seule personne utilisait vraiment.

On avait quatre abonnements IA actifs pour une équipe de dix-neuf personnes. Pas quatre outils utilisés par tout le monde — quatre outils pour lesquels quelqu'un, à un moment donné, avait eu une bonne raison de s'inscrire, et que personne n'avait jamais révisés depuis. Quand j'ai fait le calcul, on payait un peu moins de 62 $ CA par utilisateur par mois, en moyenne, pour une capacité que peut-être six personnes utilisaient régulièrement. C'est ça qui m'a vraiment poussé à ouvrir un tableur : pas une préoccupation de sécurité, pas un signal de conformité, juste le sentiment qu'on payait dix-neuf clés pour une pièce où seulement quatre personnes entraient.

Je dirige les opérations d'une firme de services professionnels de taille moyenne, et la révision des outils IA a atterri sur mon bureau de la façon habituelle — quelqu'un aux finances a demandé pourquoi le poste budgétaire des logiciels avait augmenté de 40 % d'une année à l'autre sans changement correspondant dans les effectifs. J'ai donc commencé à chercher, et la recherche faisait ressortir sans cesse la même expression : IA canadienne. Pas parce que j'avais tapé ça pour trouver un angle patriotique, mais parce que chaque comparaison que je trouvais traçait la même ligne entre les outils basés aux États-Unis, facturés en dollars américains avec résidence des données aux États-Unis, et un plus petit groupe de plateformes d'IA canadiennes qui traitaient différemment à la fois la tarification et la question de la juridiction.

Ce qu'on payait vraiment

Décortiquer les quatre abonnements a pris plus de temps que prévu, surtout parce que « par utilisateur » ne voulait pas dire la même chose d'une facture à l'autre. Un outil facturait par utilisateur actif par mois. Un autre facturait un tarif d'équipe fixe peu importe le nombre de personnes qui se connectaient, ce qui faisait que notre coût par utilisateur baissait quand on ajoutait des gens et montait quand on n'en ajoutait pas. Un troisième avait un palier gratuit que la moitié de l'équipe utilisait discrètement au lieu des sièges payants qu'on leur avait achetés, ce qui est une forme de gaspillage en soi — on paie pour une capacité dont personne n'a besoin parce que personne n'a averti l'approvisionnement qu'il s'était rétrogradé lui-même.

Le quatrième était un outil de recherche à saveur juridique facturé en dollars américains, et le seul taux de change avait ajouté quelque chose comme 9 % à notre coût sur les dix-huit derniers mois, sans que personne ne change de forfait. Celui-là m'a surpris plus qu'il n'aurait dû. Je suivais les coûts d'abonnement dans la devise indiquée sur la facture, pas dans ce qui sortait réellement du compte.

Les questions qu'on s'est posées avant de changer quoi que ce soit

Avant de recommander l'annulation de quoi que ce soit, j'ai monté une courte liste que j'ai soumise à notre réviseur en sécurité et aux deux chefs d'équipe qui utilisaient le plus ces outils.

• Où les données sont-elles stockées, et cette réponse change-t-elle en cas de conservation légale liée à un litige ou de demande d'accès en vertu de la Loi 25?
• Qu'arrive-t-il à nos documents si on annule — a-t-on droit à une exportation, et dans quel format?
• Le prix par utilisateur est-il le vrai prix, ou y a-t-il un nombre minimal de sièges qui change les calculs?
• Le modèle de soutien du fournisseur suppose-t-il qu'on a un service informatique, parce qu'on n'en a pas vraiment un?
• Quel est le chevauchement réel dans l'utilisation — est-ce que des gens utilisent deux outils pour la même tâche par habitude?

Cette dernière question s'est avérée plus importante que toutes les autres. Deux des quatre outils étaient fonctionnellement redondants pour environ le tiers de l'équipe. Personne ne l'avait remarqué parce que les factures venaient des budgets de départements différents.

La question de la LPRPDE qui a pesé moins que prévu

Je pensais au départ que l'angle de conformité dominerait la décision, et ça n'a pas été le cas, pas dans la mesure où j'avais prévu du temps pour ça. On n'est pas dans un secteur fortement réglementé — pas de renseignements médicaux protégés, pas de données contrôlées par la défense — donc la LPRPDE s'applique de la même façon qu'à n'importe quelle entreprise canadienne qui traite des données de clients et d'employés, et ça voulait surtout dire vérifier que l'option choisie avait une véritable politique de confidentialité, un point de contact canadien, et pas de langage vague sur le « traitement mondial » qu'il aurait fallu un avocat pour décortiquer.

Ce qui a compté plus que prévu, c'est l'endroit où l'inférence se produisait réellement, parce que deux de nos quatre outils existants restaient flous là-dessus, d'une façon qui compliquait la rédaction de notre propre évaluation de la vie privée — pas nécessairement parce que quelque chose clochait, mais simplement parce que je ne pouvais rien affirmer de concret dans un document censé être concret.

Comparer les soumissions réelles

On a obtenu des soumissions ou vérifié les prix publiés de cinq fournisseurs, trois grandes plateformes américaines et deux options d'IA canadiennes, dont Augure.

Les outils américains, au volume d'un forfait d'équipe, se situaient entre 25 $ US et 35 $ US par utilisateur par mois une fois le seuil minimal de sièges franchi, ce qui était de dix sièges pour deux d'entre eux — en dessous, on payait le prix de détail individuel, sans aucun rabais. Convertis, ça se rapprochait de 35 $ à 48 $ CA selon le taux de change de la semaine, en plus du risque de change dont j'ai parlé plus haut.

La tarification d'Augure était fixe et publiée, sans négociation nécessaire : 20 $ CA par utilisateur par mois pour le palier Pro, sans plafond de messages, une allocation mensuelle de calcul, et une mémoire persistante entre les sessions, ou 80 $ CA par utilisateur pour le palier avec agents de recherche approfondie et téléversement illimité de documents. Pour une équipe de dix-neuf personnes où peut-être six avaient besoin du palier plus lourd et le reste se contentait du Pro, ça donnait en moyenne environ 32 $ CA par utilisateur — moins cher que les options américaines, même avant de tenir compte du poste de change que j'avais ignoré jusque-là. Quand j'ai demandé directement s'il y avait un rabais de volume en dessous de leur tarification d'équipe publiée, on m'a répondu que le palier SSO et documents de conformité sur mesure est coté individuellement au-delà d'un certain nombre de sièges, mais qu'en dessous de ce seuil, le prix affiché est le prix. Je m'attendais à moitié à une négociation et il n'y en a pas eu, ce que j'ai trouvé plus crédible, pas moins.

Ce qui s'est révélé sans importance, du moins pour nous : le nom du modèle. J'avais présumé que l'équipe se soucierait d'utiliser un modèle plutôt qu'un autre, et presque personne n'a posé la question. Ce qu'ils demandaient, c'était si leur historique de clavardage serait encore là demain.

Là où l'argument du CLOUD Act a vraiment changé quelque chose

Notre réviseur en sécurité a soulevé le CLOUD Act assez tôt, et c'est le seul endroit de tout ce processus où une loi précise a changé une décision précise plutôt que de simplement alimenter la paperasse. La préoccupation n'était pas abstraite : un fournisseur relevant de la juridiction américaine peut être contraint de produire des données en sa possession ou sous son contrôle, peu importe où se trouvent physiquement les serveurs, en vertu de l'extension du processus légal américain aux fournisseurs sous juridiction américaine que prévoit le CLOUD Act. Pour la correspondance avec les clients et les ébauches de contrats, ça comptait assez pour devenir une exigence formelle, pas juste un « ce serait bien », dans le document de comparaison de fournisseurs que j'ai rédigé.

En vertu du CLOUD Act, un fournisseur soumis à la juridiction américaine peut être contraint de produire des données en sa possession ou sous son contrôle, peu importe où ces données sont stockées.

La réponse d'Augure à cette question : l'entreprise n'a ni société mère américaine ni investisseurs américains, et les conversations, documents et inférences IA des clients ne sont jamais traités par des fournisseurs sous juridiction américaine — donc ce mécanisme légal n'atteint pas le contenu client comme ce serait le cas avec un fournisseur sous juridiction américaine. Je veux être précis sur ce que ça signifie et ne signifie pas : c'est un fait juridictionnel concernant le fournisseur et le contenu client en particulier, pas une garantie qui couvre tous les scénarios juridiques possibles, et c'est exactement ce que j'ai écrit dans le mémo. Leur politique de confidentialité est franche sur le fait que deux ou trois choses touchent encore l'infrastructure américaine — le traitement des paiements et l'acheminement des courriels — ce qui n'est pas la même affirmation, et je n'ai pas voulu brouiller les deux. Mais le point sur le contenu client, c'est celui sur lequel notre conseiller juridique ne voulait vraiment pas céder, et c'est en partie pourquoi le changement a eu lieu, plutôt que de simplement rester avec l'option la moins chère.

Ce que je ferais différemment

Je ferais l'audit d'utilisation avant de magasiner des solutions de remplacement, pas en même temps. On a fini par redéfinir nos propres exigences deux fois parce que de nouvelles redondances continuaient de ressortir en pleine comparaison, ce qui nous a coûté environ une semaine qu'on n'avait pas besoin de perdre. Au départ, je n'étais pas certain qu'une plateforme d'IA canadienne plus petite puisse vraiment rivaliser en profondeur de fonctionnalités avec les grands outils américains, et sur le simple nombre de fonctionnalités, ce n'est toujours pas tout à fait le cas — pas d'agent de recherche approfondie au palier de base, par exemple. Mais pour ce que notre équipe utilisait vraiment au quotidien, l'écart ne se manifestait pas dans la pratique, contrairement au chiffre par utilisateur.

Plus de détails sur la tarification et l'architecture de conformité sur augureai.ca.