Le comptable a repéré le problème avant moi

Notre comptable l'a repéré avant moi. Cinq abonnements à des outils d'IA, tous facturés en dollars américains, et le total sur notre relevé de carte de crédit avait grimpé de presque 20 % en un an, sans qu'aucun fournisseur n'ait augmenté ses prix. Je surveillais les coûts d'abonnement outil par outil, et je n'avais jamais vérifié ce que le taux de change faisait au total.

Je gère le bureau d'une petite firme de services professionnels, douze employés, pas de personne dédiée à l'informatique, alors « budget IA » voulait surtout dire les outils que les gens avaient inscrits sur leur propre carte et fait rembourser. Quand j'ai fait la liste, on avait un assistant de rédaction, un outil de transcription, un assistant de recherche, et deux abonnements de clavardage qui se chevauchaient, que différentes personnes avaient commencé à utiliser sans se le dire. Les cinq facturaient en USD, chacun apparaissant sur notre relevé à un taux de change légèrement différent selon le jour où la charge passait.

Le chiffre qui m'a arrêtée et poussée à vérifier

J'ai additionné douze mois de charges et converti chacune au taux réel appliqué ce jour-là, pas à une moyenne que je supposais assez proche. L'écart entre ce qu'on aurait payé à un prix fixe en CAD et ce qu'on a réellement payé arrivait à un peu moins de 900 $ pour l'année, sur cinq outils qui semblaient chacun bon marché pris individuellement. Quinze dollars par-ci, vingt-deux par-là. Rien de tout ça n'avait l'air d'un problème isolément.

Le problème, ce n'était pas le taux en soi. C'était que le taux bouge, et qu'aucun fournisseur ne pouvait nous dire ce qu'on paierait le mois suivant. Chaque renouvellement était un petit pari sur le huard. Mon impression, c'est que la plupart des petites entreprises dans cette situation ne s'en rendent pas compte, parce que les montants sont trop petits pour déclencher un vrai examen, et trop récurrents pour jamais être révisés correctement.

Avant même d'aborder la question du taux de change, j'ai essayé une solution moins coûteuse en premier : demander à chaque fournisseur s'il pouvait facturer en CAD. Deux ont refusé net. Un a dit que son revendeur pouvait le faire, mais seulement avec un forfait annuel payé d'avance, ce qui voulait dire renoncer à la flexibilité d'annuler mensuellement si un outil cessait de justifier son coût. Ça revenait à régler un petit problème en en créant un plus gros, alors j'ai laissé tomber et je suis passée à comparer réellement les alternatives, plutôt que d'essayer de rafistoler ce qu'on avait déjà.

Ce que j'ai demandé avant même d'envisager de changer quoi que ce soit

Je ne voulais pas courir après un chiffre moins élevé sans savoir ce qu'on allait perdre, ni si une option d'IA canadienne pouvait vraiment remplacer ce que cinq outils américains faisaient ensemble. J'ai apporté une courte liste de questions à notre comptable et, éventuellement, à une amie qui fait de la conformité contractuelle dans une plus grande firme et qui était déjà passée par quelque chose de semblable.

• Est-ce que le prix est réellement fixé en dollars canadiens, ou seulement affiché ainsi au moment du paiement?
• Où sont traitées nos données, et cette réponse change-t-elle selon la fonctionnalité utilisée?
• Qu'advient-il de nos documents si on annule? Peut-on les récupérer proprement?
• Est-ce que ça répond à quelque chose dont on a besoin pour la Loi 25 ou la LPRPDE, ou est-ce que ça évite simplement d'empirer les choses?
• Qu'est-ce qu'on perd en regroupant cinq outils en un ou deux?

Cette dernière question comptait plus que je ne l'aurais cru. Deux de nos cinq outils faisaient quelque chose de vraiment particulier : l'un excellait en transcription, l'autre en rédaction de style juridique, et aucun remplaçant unique ne faisait aussi bien les deux. On a fini par garder un outil américain pour un usage précis et par déplacer tout le reste.

La question de la LPRPDE, qui a compté moins que je ne le pensais

Je suis partie en supposant que l'angle de la conformité allait trancher, puisqu'on gère des dossiers clients contenant des renseignements personnels et que la LPRPDE encadre la façon dont on doit les traiter. Il s'est avéré que ça comptait moins que la question du prix, du moins pour une entreprise de notre taille.

On n'est pas un réseau hospitalier ni une banque. On ne traite pas de données de santé ni de dossiers financiers qui nous placeraient dans une zone d'examen plus stricte. Notre exposition était plus ordinaire : coordonnées de clients, lettres de mandat, quelques chiffres financiers. Le genre de choses que la LPRPDE couvre, mais qui n'exige pas automatiquement une évaluation formelle des facteurs relatifs à la vie privée.

Ce qui comptait vraiment, c'était un point plus précis soulevé par notre comptable : si les sous-traitants d'un fournisseur incluent des fournisseurs de paiement ou d'infrastructure basés aux États-Unis, ça vaut la peine de le savoir clairement plutôt que de le présumer réglé. Je ne suis pas avocate, alors je ne prétendrai pas avoir fait une analyse juridique complète. Mais la forme générale de la préoccupation, où les données se trouvent-elles vraiment, et qui pourrait théoriquement être forcé de les remettre, c'est la même question qui revient dans les discussions sur le CLOUD Act au sein d'organisations plus grandes et plus réglementées. Le point sur le CLOUD Act concerne surtout la portée, pas une protection magique. Il touche les fournisseurs sous juridiction américaine, alors la vraie question, c'est qui traite réellement le contenu, pas seulement où une entreprise a son siège social. Pour nous, les enjeux étaient plus modestes, mais le réflexe était le même : demander, ne pas présumer.

Une collègue sceptique m'a contredite là-dessus quand je lui en ai parlé plus tard. Si on n'est pas une entité réglementée, en quoi la juridiction importe-t-elle? Ma réponse honnête, c'est que peut-être ça n'a pas d'importance pour nous, spécifiquement, cette année. Mais les lettres de mandat de nos clients incluent parfois nos propres engagements de confidentialité envers leurs clients à eux, et je ne voulais pas être la raison pour laquelle une promesse en aval devienne plus difficile à tenir. C'est une raison souple, pas une exigence de conformité stricte, et je l'ai dit clairement à l'époque.

Comparer ce qui était réellement offert

J'ai examiné sérieusement trois options, et Augure en faisait partie. Leur palier gratuit offre 50 messages par jour avec une recherche web de base et un plafond de cinq documents, au prix de 0 $ CA, et leur palier Pro coûte 20 $ CA par mois, à prix fixe, en dollars canadiens, sans plafond de messages et avec cent documents. Ce prix fixe en CAD, c'était tout l'intérêt pour nous. Aucun écart de conversion, aucune conjecture sur le montant de la facture selon le jour où elle serait traitée.

Ce qui m'a vraiment frappée, quand j'ai testé l'outil avec une vraie question, c'est d'avoir demandé à Augure où nos données se retrouveraient si on l'utilisait pour interroger nos documents internes. La réponse était précise : les données clients sont stockées au Canada, l'inférence tourne sur une infrastructure canadienne pour certains paliers de modèles, avec des partenaires européens vérifiés qui gèrent les autres et servent de solution de secours, et aucun fournisseur sous juridiction américaine ne traite les conversations clients ni le traitement par l'IA. Le traitement des cartes de paiement et la livraison des courriels impliquent encore un traitement américain, ce qu'ils ont dit clairement plutôt que de l'esquiver, et j'ai apprécié ça bien plus qu'une vague assurance ne l'aurait mérité.

C'est à peu près ce que représente pour moi, en pratique, une plateforme d'IA souveraine canadienne : une entreprise canadienne, sous juridiction canadienne, qui n'achemine pas les conversations clients à travers une structure corporative américaine. On n'était pas certaines au départ que cette distinction, juridiction canadienne contre simple image de marque à consonance canadienne, valait la peine qu'on s'y attarde pour une entreprise de notre taille. Après l'exercice sur les taux de change, j'ai décidé que oui, surtout parce qu'un outil d'IA canadien à prix fixe règle deux problèmes à la fois : l'exposition au taux de change et la question de la résidence des données que j'aurais autrement dû vérifier séparément pour chaque fournisseur.

Ce qui s'est avéré ne pas compter du tout

La chose qui m'a le plus inquiétée avant de commencer, c'était la qualité des modèles. À savoir si les résultats d'une plus petite plateforme d'IA canadienne seraient nettement moins bons que ceux des grands noms américains que tout le monde connaissait déjà.

Ce n'était pas le cas. Pour les tâches de rédaction et de recherche que fait notre personnel au quotidien, personne dans l'équipe n'a signalé de différence, et j'ai posé la question directement. Je m'étais préparée à un compromis sur la qualité qui ne s'est jamais matérialisé, ce qui, avec le recul, était la mauvaise chose sur laquelle passer trois semaines à s'inquiéter, plutôt que de simplement faire un essai de deux semaines.

Où on en est rendus, à peu près

On a gardé un abonnement américain pour le travail de transcription qu'aucun autre outil n'égalait, on a transféré notre clavardage interne et la révision de documents vers le palier Pro d'Augure sur augureai.ca, et on a annulé les deux outils de clavardage en double dont personne ne pouvait expliquer pourquoi on s'y était abonnés tous les deux. Les dépenses mensuelles totales ont baissé d'environ un tiers et, plus utile à long terme, elles ont arrêté de dériver. Une facture en CAD de 20 $ par mois ne change pas parce que le huard a eu une mauvaise semaine.

Je ne pense pas que ce soit une histoire dramatique. C'est plus proche de ce qui, j'imagine, se passe présentement dans beaucoup de petits bureaux canadiens. Personne ne surveille la ligne du taux de change, les abonnements s'accumulent parce que s'inscrire est facile et qu'annuler demande que quelqu'un s'en rende compte, et la solution consiste surtout à faire l'addition une fois par année au lieu de jamais la faire.