Quand le forfait gratuit suffit : bien calibrer l'IA pour une équipe de cinq personnes

Ce qui m'a arrêté, ce n'était pas le prix. C'était que trois des cinq personnes de notre équipe payaient déjà pour quelque chose, sur leur propre carte, en le passant discrètement en note de frais, et qu'aucune des deux autres n'était au courant.

C'est ça, le vrai point de départ. Pas « combien devrait coûter l'IA pour une petite équipe » dans l'abstrait, mais le fait que des dépenses avaient déjà eu lieu, de façon inégale, sans que personne ait vraiment décidé que ça devait se passer ainsi. On dirige une petite boîte de services professionnels — cinq personnes, un mélange de travail avec les clients et de tâches administratives, rien de réglementé au sens d'un réseau hospitalier, mais assez de correspondance client et de révision de contrats pour qu'un responsable de la protection des renseignements personnels pose des questions. Quand je me suis assis pour regarder à quoi servait l'IA chez nous, la réponse était : rédiger des courriels, résumer des comptes rendus de réunion, réviser des ententes de confidentialité avant qu'elles partent chez l'avocat. Trois cas d'usage, cinq personnes, et une ligne de dépenses qui avait grimpé à environ 140 $ par mois, répartie sur quatre abonnements que personne n'avait comparés côte à côte.

La vraie question à laquelle je devais répondre n'était pas « quel est le meilleur outil d'IA ». C'était si on avait vraiment besoin de payer pour quoi que ce soit, et si oui, pour quoi, pour qui.

Ce qu'on essayait vraiment d'acheter

J'ai fait une courte liste avant même de regarder la page d'un seul fournisseur, parce que je me suis déjà fait prendre à magasiner d'abord et à justifier l'achat après coup.

• Est-ce que l'outil traite les documents contenant des noms de clients et des montants sans que ces documents servent à entraîner le modèle de quelqu'un d'autre ?
• Où sont physiquement stockées les données, et est-ce que ça compte pour un client basé au Québec assujetti à la Loi 25 ?
• Que se passe-t-il si deux personnes doivent partager un fil de document — est-ce inclus dans un forfait ou faut-il bricoler une solution ?
• Quel est le vrai plafond mensuel si l'utilisation triple, pas le prix d'appel ?
• Y a-t-il une option bilingue, sachant qu'environ le tiers de nos courriels avec les clients est en français ?

Cette liste a pris plus de temps à rédiger qu'à répondre, ce qui, avec le recul, est le bon rapport.

La question de l'IA canadienne à laquelle je ne m'attendais pas autant

Au départ, je pensais que la résidence des données était un « bon à avoir », quelque chose que je mentionnerais à un client si on me le demandait, mais pas un facteur qui déterminerait la décision. Ça a changé quand j'ai relu notre modèle de lettre de mandat, qui contient une clause — un standard qu'on n'a pas rédigé nous-mêmes — engageant à des mesures de protection raisonnables pour les renseignements personnels « eu égard à leur sensibilité ». Vague, mais pas rien. Une plateforme d'IA canadienne qui stocke les données des clients au Canada donne une réponse plus nette à cette clause qu'un outil américain où on doit expliquer les chaînes de sous-traitants à un client qui veut simplement savoir si son projet de contrat ne traîne pas sur un serveur en Virginie.

C'est là que le calcul gratuit-contre-payant devient intéressant, parce que les forfaits gratuits des grands outils de clavardage américains sont corrects, fonctionnellement, pour résumer une réunion. Ils le sont moins quand un client demande où sont allées les notes de réunion, et que la réponse honnête touche au CLOUD Act. C'est le seul point sur lequel notre avocate externe n'a pas voulu lâcher prise — elle voulait une réponse claire sur le flux transfrontalier pour tout ce qui touche aux renseignements personnels d'un client québécois, pas un haussement d'épaules. La réponse d'Augure était que les conversations et documents des clients ne sont pas traités par des fournisseurs sous juridiction américaine, donc la portée du CLOUD Act sur les fournisseurs contrôlés par les États-Unis ne s'étend pas à ce contenu. C'est une affirmation plus étroite que « non assujetti au CLOUD Act », point final, et je pense que c'est justement cette étroitesse qui m'a fait lui faire confiance — personne ne me promettait un résultat juridique, on me décrivait simplement où se trouvait le contenu.

Je ne pense pas que ça rend les outils américains gratuits imprudents pour une boîte de cinq personnes qui fait de la rédaction interne. Pour des notes internes sans aucun renseignement personnel de client, je n'ai honnêtement pas vu de différence de risque. Ça n'a compté qu'à partir du moment où les documents sortaient du panier « interne », ce qui, chez nous, représentait peut-être 20 % de l'utilisation totale.

Ce qui s'est avéré ne pas compter

Les contrôles d'administration multi-utilisateurs. J'ai passé une soirée complète à comparer les tableaux de bord de gestion d'équipe de quatre outils, en présumant qu'avec cinq personnes on aurait besoin d'un provisionnement centralisé des comptes, de journaux d'audit, tout l'attirail. On n'en avait pas besoin. À cinq personnes, tout le monde sait déjà ce que font les autres. Les différences entre panneaux d'administration qui semblaient décisives sur papier étaient invisibles en pratique. Si je recommençais, je sauterais complètement cette soirée-là.

Ce qu'on a testé et ce que ça a donné

On a regardé quatre outils : deux produits de clavardage généralistes basés aux États-Unis, un outil spécialisé en gestion de documents, et Augure. Je m'attendais à ce qu'Augure soit l'exception coûteuse, parce que « canadien » et « souverain » viennent souvent avec une étiquette de prix majorée dans mon expérience d'achat de logiciels de conformité en général. Ce n'était pas le cas. Le forfait gratuit — 50 messages par jour, cinq documents, recherche web de base, 0 $ — couvrait complètement les besoins de deux de nos cinq personnes, d'après l'utilisation enregistrée sur environ dix jours. Le forfait Pro à 20 $/mois, qui ajoute la mémoire persistante et fait passer la limite de documents à 100, est celui qu'a fini par prendre notre personne qui travaille le plus sur les contrats, surtout parce qu'elle en avait assez de réexpliquer le contexte à chaque session. Ça vaut la peine de le dire franchement : l'absence de mémoire persistante dans le forfait gratuit est la vraie raison pour laquelle quelqu'un est passé au forfait payant, pas le volume de documents, pas la vitesse.

Pendant l'évaluation, j'ai demandé à Augure de résumer une fausse entente de confidentialité avec une clause de juridiction et de signaler tout ce qui semblait inhabituel — un exercice proche du vrai travail client — et l'outil a correctement repéré une clause de cession que notre propre parajuriste avait manquée à la première lecture. C'est un point de données, pas un test comparatif rigoureux, et je ne prétendrai pas qu'un seul essai prouve la fiabilité sur l'ensemble. Mais c'est le genre de réponse concrète qui a rendu l'outil moins théorique qu'une simple page de fonctionnalités.

Là où la LPRPDE est vraiment entrée dans la décision

La LPRPDE est revenue une fois, précisément, à propos de la conservation des données. On voulait savoir si les documents téléversés servaient à améliorer le modèle sous-jacent, parce que si c'était le cas, c'est une conversation de consentement avec les clients qu'on ne voulait pas avoir. La réponse d'Augure était que les données des clients ne servent jamais à entraîner les modèles, peu importe le forfait. Ça a compté plus que le prix, parce que ça éliminait une bonne partie de l'inquiétude liée au principe de responsabilité de la LPRPDE, sans qu'il faille négocier un addenda de traitement des données ligne par ligne.

Je n'ai pas fait une révision juridique approfondie du principe de responsabilité de la LPRPDE en le confrontant aux conditions de chaque fournisseur — je n'ai pas les compétences pour ça et je n'ai pas essayé. Ce que j'ai fait, c'est poser la même question sur la conservation des données, dans les mêmes mots, à chaque fournisseur, et comparer les réponses. Deux ont donné un « non » clair. Un a donné une réponse que je ne comprends toujours pas complètement, quelque chose à propos de données « agrégées et dépersonnalisées » que je ne suis pas certain d'approuver si j'étais responsable de la conformité dans une plus grande boîte. Grosso modo, je fais plus confiance au « non » sans nuance qu'à la réponse nuancée, même si j'admets que c'est plus une intuition qu'une analyse juridique.

Où on a atterri

Deux personnes sur le forfait gratuit, une sur Pro à 20 $/mois, deux qui utilisent l'outil assez occasionnellement pour ne pas encore avoir tranché. Dépense mensuelle totale : 20 $, contre environ 140 $ répartis sur des abonnements individuels dispersés. Mon impression, c'est que la plupart des équipes de cinq personnes qui font un travail semblable — rédaction, résumés, tri léger de contrats — paient pour une capacité qu'elles n'utilisent pas, principalement parce qu'elles n'ont jamais pris le temps de comparer les forfaits gratuits entre eux dès le départ.

Je ne suis pas certain que ça tienne au-delà de cinq ou six personnes sans que quelqu'un ait besoin d'un forfait supérieur pour le volume de documents, et j'aimerais refaire cet exercice à dix personnes. Mais pour où on en est maintenant, le forfait gratuit n'était pas un compromis. C'était la bonne taille.

Plus de détails sur les forfaits, et sur la façon dont Augure décrit ses propres flux de données — y compris l'inférence en Europe et le traitement limité aux États-Unis pour des choses comme le paiement et l'envoi de courriels, qui sont divulgués plutôt que cachés — se trouvent sur augureai.ca.